Saya tidak bisa mengikuti! Enam prinsip untuk menggunakan kalender Anda untuk menyelesaikan lebih banyak hal

Saya tidak bisa mengikuti! Enam prinsip untuk menggunakan kalender Anda untuk menyelesaikan lebih banyak hal

Di tahun-tahun saya, saya telah melihat banyak pemimpin di semua tingkatan berjuang untuk menyelesaikan sesuatu baik dengan harus bekerja larut malam dan di akhir pekan atau dengan melewatkan tanggal jatuh tempo sama sekali. Seperti yang telah saya bicarakan dengan para pemimpin ini, mereka menganggapnya sebagai bagian dari pekerjaan, tidak mampu atau tidak mau melakukan apa-apa. Di awal karir saya, saya mendapati diri saya melakukan hal yang persis sama; Menetapkan harapan yang tidak realistis dan membunuh diri saya sendiri saat mencoba memenuhinya, hanya untuk memiliki tingkat keberhasilan pengiriman tepat waktu yang terbatas. Aku benci roda hamster itu.

Kabar baiknya adalah Anda tidak harus menerima ini sebagai status quo. Berikut adalah enam prinsip sederhana untuk lebih mengontrol pekerjaan Anda dan lebih mendalam tentang apa yang Anda capai:

1. Buat daftar tugas Anda menjadi daftar yang sudah selesai – Menyimpan daftar tugas adalah hal yang biasa. Pendekatan saya adalah menerapkan empat perubahan pada daftar tugas yang umum:

  • Ekspresikan apa yang perlu dilakukan dalam hal produk akhir, bukan tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikannya – Misalnya, alih-alih mengatakan “Temukan hotel di Venesia”, ucapkan “Pilih dan pesan hotel di Venesia”. Frase berfokus pada akhir yang pasti untuk aktivitas, sebagai lawan dari sesuatu yang tidak memiliki akhir yang pasti.
  • Tambahkan tanggal yang harus dilakukan – Dengan menambahkan tanggal jatuh tempo, Anda menetapkan prioritas secara default ketika sesuatu perlu dilakukan, sama seperti prioritas daftar.
  • Tambahkan Indikator Mendesak / Tidak Mendesak – Dengan menambahkan pointer mendesak/tidak mendesak, Anda dipaksa untuk memikirkan tidak hanya hal-hal yang perlu segera ditangani, tetapi juga hal-hal yang penting tetapi tidak segera dibutuhkan.
  • Memecah tugas menjadi output yang dapat diselesaikan dalam minggu kerja normal. Untuk kiriman yang lebih besar yang mungkin memakan waktu lebih lama dari seminggu untuk diproduksi, pisahkan output menjadi kiriman yang lebih kecil yang dapat diselesaikan secara wajar dalam waktu seminggu. Misalnya, jika Anda memiliki prosedur yang disebut “Buat Laporan Pesaing,” pecahkan output menjadi output yang lebih kecil yang sesuai dengan daftar isi laporan, yaitu, “Buat analisis kekuatan dan kelemahan setiap pesaing.”

2. Pastikan kalender Anda mencakup semua yang menyita waktu Anda, bukan hanya rapat – Saya telah melihat banyak contoh orang yang hanya menempatkan rapat dengan orang lain di kalender mereka, membuat hari-hari mereka penuh dengan rapat, dan kemudian membakar minyak tengah malam untuk menyelesaikan pekerjaan di luar rapat. Setiap aktivitas yang menghabiskan waktu di hari Anda—rapat, waktu kerja, waktu pribadi, pengembangan profesional, atau aktivitas lainnya—layak untuk dijadwalkan dalam kalender Anda.

3. Tetapkan janji temu berulang untuk diterapkan pada Jumat sore dan rencanakan pertemuan dengan diri Anda sendiri – Menjelang akhir hari Anda pada hari Jumat, sisihkan 30 menit di kalender Anda untuk melakukan tiga hal:

  • Lihat apa yang Anda berkomitmen untuk lakukan – Untuk hal-hal yang Anda berkomitmen untuk lakukan di minggu sebelumnya, lihat apa yang telah Anda capai. Untuk item-item yang tidak Anda selesaikan atau menghabiskan lebih dari waktu yang diberikan untuk menyelesaikannya, tanyakan pada diri Anda mengapa. Apakah Anda terlalu optimis? Apakah Anda membiarkan diri Anda terganggu? Apakah ada kegiatan proyek yang memiliki prioritas lebih tinggi? Melakukan analisis retrospektif dari aktivitas yang direncanakan versus aktivitas aktual yang telah selesai akan membantu Anda menjadi lebih realistis dalam perencanaan masa depan.
  • Rencanakan kalender Anda untuk minggu depan Inilah saatnya untuk meninjau daftar Selesai Anda dari kiriman mendesak dan tidak mendesak yang perlu diselesaikan dan menentukan waktu kerja untuk menghasilkan output di kalender Anda. Penting untuk bersikap realistis dengan diri sendiri tentang jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan hasil dan tidak membuat diri Anda gagal. Ingatlah untuk memastikan bahwa kalender Anda menyertakan setiap orang Aktivitas yang memakan waktu di hari Anda.
  • Dokumentasikan apa yang ingin Anda capai dalam minggu berikutnya. Untuk item yang Anda berkomitmen untuk selesaikan, perbarui rapat perencanaan hari Jumat Anda untuk minggu depan untuk menyertakan tugas yang akan Anda tinjau dalam seminggu.

4. Buat opsi kalender yang sulit – Jika tidak ada cukup waktu dalam seminggu untuk menyelesaikan sesuatu, lihat apa yang perlu diubah. Mungkin perubahan tanggal jatuh tempo atau perubahan atau penundaan item lain di kalender Anda yang memakan waktu. Apa pun masalahnya, bersiaplah untuk membuat beberapa keputusan tentang apa yang Anda lakukan dan siapa yang Anda temui.

5. Temukan waktu tersembunyi di kalender Anda – Apakah ada rapat yang tidak perlu Anda hadiri? Apakah ada pertemuan 1 jam yang dapat dilakukan dalam 30 menit? Bisakah frekuensi pertemuan berulang dikurangi? Bisakah beberapa hal dilakukan dengan koneksi offline, seperti email? Tanyakan pada diri Anda di mana waktu yang dihabiskan dalam rapat dapat dikurangi atau dihilangkan tanpa dampak negatif yang material terhadap bisnis.

6. Ingatlah bahwa Anda adalah pemilik kalender Anda, dan kalender itu bukan milik Anda – Tentu saja hal-hal mungkin terjadi selama seminggu yang dapat mengubah apa yang Anda capai (atau kapan Anda melakukannya). Jangan menyalahkan diri sendiri jika ini terjadi, lihat saja frekuensi perubahan dan alasan di baliknya. Jika hal itu dilakukan secara luar biasa karena pekerjaan tak terduga datang kepada Anda, terimalah itu sebagai bagian dari pekerjaan. Jika itu sering terjadi, mungkin Anda tidak realistis dalam perencanaan Anda atau Anda membiarkan diri Anda terganggu. Terserah Anda untuk memutuskan, jujur ​​saja pada diri sendiri.

Penyebut yang sama melalui prinsip-prinsip ini adalah disiplin. Anda dapat menerapkan teknik yang bermaksud baik, tetapi jika Anda tidak menindaklanjutinya, Anda akan membuat diri Anda terjerumus ke email tengah malam. Pikirkan dengan serius tentang prinsip-prinsip itu, fokuslah pada prinsip-prinsip itu, dan praktikkan.

Di tahun-tahun saya, saya telah melihat banyak pemimpin di semua tingkatan berjuang untuk menyelesaikan sesuatu baik dengan harus bekerja larut malam dan di akhir pekan atau dengan melewatkan tanggal jatuh tempo sama sekali. Seperti yang telah saya bicarakan dengan para pemimpin ini, mereka menganggapnya sebagai bagian dari pekerjaan, tidak mampu atau tidak mau melakukan apa-apa.…

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *